Dit product delen? linkedin

Implementatie Service Centres

Binnen facilitaire organisaties wordt vaak uit oogpunt van de steeds prijsbewustere en kwaliteit eisende klant of vanuit de coördinatie van werkzaamheden, ééningangsprincipe en marketing, overgegaan tot het instellen van een zogenaamd Service Centre, Bewonersservice of Dienstverleningsmeldpunt. Het Service Centre is hét coördinatiepunt tussen aanbieder en afnemers van facilitaire diensten waar operationele meldingen volgens vaststaande procedures worden afgehandeld of ter behandeling worden doorgegeven aan de uitvoerende afdelingen.

 

Service Centres hebben een cruciale rol binnen de facilitaire processen van organisaties en het bieden van ondersteuning ten behoeve van het primaire proces: 

  • Herkenbaarheid. Het creëren van een "één-loketfunctie", zodat de gebruiker weet waar hij/zij moet zijn voor alle facilitaire meldingen/verzoeken;
  • Bereikbaarheid. Vaste openingstijden, een eigen toestelnummer en e-mailadres, een fysieke balie en volledige bezetting zorgen voor een optimale bereikbaarheid en continuïteit;
  • Inzicht creëren in en kunnen sturen op de interne klantbehoefte en de facilitaire dienstverlening, door het genereren van relevante managementinformatie door registratie van het aantal en soort klachten, storingen, reserveringen, aanvragen. Met name registratie van prestaties van uitbestede diensten levert sturings- en controle-informatie op;
  • Het systematisch afhandelen, bewaken van de voortgang en terugkoppelen over meldingen naar de gebruiker;
  • Duidelijkheid en snelheid in het samenwerken met de backoffice door opgestelde procedures;
  • Ontlasten van de huidige facility medewerkers op het gebied van:

o          het uitvoeren en bewaken van operationele en tactische taken;

o          het opvangen van binnenkomende vragen/ verzoeken;

o          Klantverwachtingen managen door zicht op doorlooptijden dienstverlening en het uptodate kunnen houden van de producten- en   dienstencatalogus.

Het opzetten van een dergelijke organisatie-entiteit inclusief alle resources, vraagt een adequate kennis van mensen, middelen en organiseren. newDirections beschikt over deze kennis en heeft ook ervaring met het opzetten en bemensen van Service Centres binnen diverse organisaties.

 

Uiteraard ook hier weer tailor-made, omdat nu eenmaal niet alle organisaties gelijk zijn en omdat binnen ieder Service Centre weer andere diensten en producten worden belegd. Verder ondersteund door diverse systemen, waarbij het uitgangspunt is zoveel mogelijk aan te sluiten bij systemen die er al zijn ten behoeve van de primaire of secundaire processen. En uiteraard aansluitend bij de nieuwste ontwikkelingen rond het gebruik van kantoorautomatisering, internetfunctionaliteit, mobiele telefonie, thuiswerken, etc.

 

 

EEN TAILOR-MADE REGELPUNT IN HET "HART" VAN DE ORGANISATIE

 

 
< Terug naar het overzicht.